contractmanagement Tag

De zomer is begonnen. Het wordt alweer rustiger op de weg, een cadeautje voor de thuisblijvers zullen we maar zeggen. Niet alleen de weg, maar ook op het kantoor wordt rustiger. Dat is voor veel mensen en organisaties reden om op te ruimen. De kasten gaan weer leeg, mappen worden uitgeplozen. In september gaan we weer knallen en dan moet alles weer mise en place zijn. Voor de contractmanagers onder ons dus een mooi moment om orde op zaken te stellen. Hier een aantal tips voor de zomerperiode waardoor je vanaf september weer een vliegende start kunt maken:

Het doet me plezier om in DEAL nummer 6 van juni 2011 te lezen dat de ANWB kiest voor contractmanagement. Renate Lindhout (contract- en leveranciersmanager ANWB) en Peter Streefkerk (zelfstandig inkoopadviseur) vertellen uitgebreid hoe zij de zaken binnen de ANWB hebben aangepakt. Wat mij het meest verheugd is dat ze ook aangeven wat de leerpunten zijn geweest. Wat mij betreft is het leerpunt over de eindgebruikers de meest belangrijke. Letterlijk staat er: “Het betrekken van de eindgebruikers bij alle fasen van het traject heeft een enorme toegevoegde waarde voor de implementatie. Het creëert draagvlak en een brede borging van de kennis die in het project is opgebouwd”.

Het is toch verwonderlijk dat iedereen, na uitleg, begrijpt dat contractmanagement belangrijk is, maar dat zo weinig directies dat ten volle lijken te beseffen? Het is iets wat mij dagelijks bezig houdt. Processen over hoe contractmanagement op te zetten en uit te voeren zijn bekend. Wij schrijven er zelf over en er zijn genoeg consultancyorganisaties en ZZP’ers in Nederland die organisaties hiermee kunnen helpen. Daar zit het probleem dus niet. Ik bel regelmatig met bedrijven in het (grote) MKB om te vragen hoe zij bezig zijn met contractmanagement in het kader van marktonderzoek. Daar zitten echt veel bedrijven die weinig of niets doen met contractmanagement. Het blijft mij verbazen dat ik regelmatig mensen spreek die bewust niets doen met contractmanagement, omdat het geen prioriteit heeft of omdat ze het nog onderzoeken. Bedrijven laten geld liggen! Hoe kan dat nu geen prioriteit hebben? Volgens mij kan dat alleen maar als de organisatie, lees directie, niet beseft dat dit gebeurt.

Is contractmanagement nou een vak of is het een manier van leven? Dagelijks zijn we bezig met het managen van contracten en leveranciers. Er wordt eerst stevig onderhandeld over SLA’s en KPI’s en na ondertekening moet het proces gaan lopen van controleren van de gemaakte afspraken. Maar wat als deze afspraken niet worden nagekomen? Met mijn kinderen heb ik soortgelijke uitdagingen. Ik spreek met ze af wanneer en hoe lang ze achter een willekeurig scherm mogen zitten (TV, Nintendo DS, Playstation of laptop). Verder maken we samen duidelijke afspraken hoe laat ze thuis zijn na het buitenspelen, hoeveel tijd er wordt besteed aan het huiswerk en ga zo maar door.

Het controleren Het contract is afgesloten, goed geregistreerd en de juiste mensen zijn geïnformeerd. En dan? Dan moeten we als organisatie gaan controleren of de afspraken die in het contract zijn vastgelegd worden nageleefd. En niet alleen die zaken die de leverancier moet regelen, maar ook de zaken die intern moeten worden gedaan. Het klinkt wederom eenvoudig, maar de uitvoering blijkt best lastig. De KPI’s en SLA’s hebben we tijdens het contracteren al gestandaardiseerd en vastgelegd. We hebben bepaald wie waarvoor verantwoordelijk is maar nu moeten we daar in de praktijk nog uitvoering aan gaan geven. Simpel gezegd:

Het registreren en informeren Nadat de onderhandelingen met de leverancier zijn afgerond moet het formeel getekende contract, inclusief alle bijlagen, worden geregistreerd en de juiste mensen worden geïnformeerd. Voordat dit gebeurt moeten er intern heldere afspraken worden gemaakt over de volgende punten:
  • Wie moet er worden geïnformeerd?
  • Wie heeft welke autorisatie om bepaalde gegevens te mogen inzien?
  • Hoe gaan we het contract opslaan?
  • Waar wordt het contract opgeslagen?
  • Hoe zorgen we er voor dat geautoriseerde personen altijd toegang hebben tot deze gegevens?

Het contracteren Hoewel contracteren formeel geen onderdeel uitmaakt van het proces voor contract- en leveranciersmanagement, wordt hier wel (of niet) de basis gelegd voor een goede invulling er van. Voor de onderhandelingen met de potentiële leverancier dient de inkopende partij al na te denken over hoe ze het contract willen gaan managen. En ook over wat ze precies willen gaan managen en wat ze met het contract willen bereiken. Veel voorkomende uitdaging hierbij is dat de inkoper en de contract- en/of leveranciersmanager tijdens het contracteren goed samen moeten werken. En dat betekent dat ze elkaars rol ook moeten respecteren. Waar de inkoper in de huidige tijden toch (helaas) nog steeds de focus voornamelijk heeft op bottom-line savings, zijn de contract- en leveranciersmanager veelal meer bezig met de leveranciersstrategie op de lange termijn. Vragen als wat kan de leverancier voor concurrentievoordeel brengen, welke ontwikkelingen worden er gedaan door de leverancier en wat is de strategische richting van de leverancier zijn veel voorkomend. En past dit bij de strategische richting van onze eigen organisatie? En hoe brengen we deze samen?

Contracten zijn cruciale documenten die ons garanderen dat onze leveranciers (en wijzelf) leveren wat is afgesproken. Crucialer kan niet zou je zeggen. En toch zorgen contracten voor een groot aantal medewerkers in een organisatie voor problemen. Onze contracten zijn complexer geworden en het managen van de contracten lijkt mensen te beangstigen. Of steken we gewoon onze kop in het zand? De minimale aandacht voor contracten en vooral contractmanagement resulteert meestal in een geknutseld Excel document waarmee we proberen contractbeheer te voeren. Een onderzoek van Aberdeen Group uit 2007 wees op Maverick Buying. 14% van de aankopen in een `top notch´ organisatie gaat niet via contracten, gemiddeld genomen is dat 24% en bij kleinere organisaties loopt dat op tot 40%. Veel mensen verkijken zich hier op, maar dit is een serieus probleem wereldwijd. Hier gaan miljoenen aan verloren.