contract management Tag

Wat waren de verkiezingen weer enerverend. En wat hebben we de heren/dame lijsttrekkers weer veel voor de televisie gehad. Maar wanneer gaan wij Nederlanders nu eens een keer echt bijhouden of politici doen wat ze hebben beloofd? We hebben een prachtig vakgebied, genaamd contract management! En met contract management kun je eenvoudig inzichtelijk maken of een leverancier de gemaakte afspraken wel nakomt. Maar ook of het afgesproken Service Level wel wordt gehaald. Waarom doen we dat eigenlijk niet gewoon?

Heb jij er wel eens over nagedacht hoe jouw ultieme contract management systeem er uit ziet? Vast wel. Vrijwel elke contractmanager heeft daar wel een beeld bij. Maar hoe komt het dat bijna iedereen wel een idee heeft en toch maar zo weinig mensen daar werk van maken? logo_CRICS_CONTROL_TO_YOUDat komt omdat er maar weinig mensen zijn die het heft in eigen hand nemen. Het laatste artikel in de reeks van artikelen over de CRICS methodiek gaat over Systeemondersteuning. De afgelopen weken hadden we het over opstellen van de juiste contracten (Contracteren), juist vastleggen van je gegevens (Registreren), het belang van de juiste informatie (Informeren) en over de vinger aan de pols houden (Controleren). Systeemondersteuning is het deel dat het makkelijk, overzichtelijk en behapbaar voor je maakt.

Dit stuk gaat over de vierde letter van onze bedrijfsnaam CRICS, namelijk de C van Controleren. Binnen contract management een belangrijk aandachtspunt. Over het belang van een goede controle van de afspraken in het contract hebben we het al vaker gehad. Dit staat gelukkig niet meer ter discussie aangezien iedereen het belang inmiddels wel inziet. Ook hebben we in een eerder blog (40 kantjes KPI's, lekker beheersbaar...) al de tip gegeven om vooral niet teveel te willen gaan meten. Focus op de belangrijke zaken in je contract. Hieronder nog een paar tips.  

Zoals vermeld in mijn blog van vorige week werken wij altijd vanuit de contract management filosofie van CRICS. En vandaag gaat het over de R van Registreren. Na een goed begin is het halve werk van afgelopen week gaan we nu verder met de eerste klap is een daalder waard. En die eerste klap na het afsluiten van het contract is het goed registreren van het afgesloten contract. Maar hoe doe je dat dan eigenlijk? Registreren is zo'n algemene term, daar heeft iedereen een mening over. En dat is dan ook meteen de grote valkuil. Hier volgen wat tips om er voor te zorgen dat er na het afsluiten van het contract ook een goede registratie plaatsvindt.

Binnen CRICS zijn we continu bezig om het beste contract management software pakket voor onze klanten te realiseren. Voordat we nieuwe ontwikkelingen uitdenken, bouwen en implementeren overleggen we uitgebreid met een aantal geselecteerde klanten. Op die manier willen we borgen dat we ook daadwerkelijk datgene ontwikkelen waar onze klanten om vragen. Het uitdenken van de ontwikkeling doen wij altijd aan de hand van de CRICS methodiek. Onze bedrijfsnaam is namelijk niet alleen de naam voor de software. De methodiek CRICS behelst het totale contract managementproces: Contracteren, Registreren, Informeren, Controleren en Systeemondersteuning.

contract_management_heroHet laatste artikel in de 100 tips serie om het verschil te maken in contract management. Pas al deze tips toe en je zult binnen 3 maanden echt grote veranderingen en successen doorvoeren. De afgelopen 5 weken hebben we geschreven over tips en trucs van ervaren mensen op het gebied van inkoop en contract management. We hebben gesproken over:
  • Netwerken
  • Onderhandelen
  • Strategieën
  • Timemanagement
  • en nog veel meer
Al deze tips zijn te vinden in de artikelen:
  1. 100 tips om het verschil te maken als contract manager deel 1
  2. 100 tips om het verschil te maken als contract manager deel 2
  3. 100 tips om het verschil te maken als contract manager deel 3
  4. 100 tips om het verschil te maken als contract manager deel 4

Dit is alweer het vierde deel van de 5 voor de serie 100 tps waarmee je het verschil maakt als contract manager. Zoals je weet zijn we aan het denken gegaan en hebben we tips van onszelf en tips van anderen verzameld. Wat we al voorbij hebben zien komen zijn bijvoorbeeld tips over: De tips van vandaag borduren daar weer op voort. En natuurlijk kom je ook weer nieuwe dingen tegen. Sommige mensen die onze blogs lezen zijn op dit moment aan het afstuderen op contract management. We hopen natuurlijk dat onze tips bijdragen aan hun inzicht over contract management. Recentelijk heeft iemand in onze Linkedin groep een vraag gesteld om te praten met organisaties die ver zijn met contract management. Wij hebben een klant die voldoet aan dit profiel en zullen die benaderen. Aangezien kennisdeling niet ophoudt bij ons en wij allemaal gebaat zijn bij nieuwe contractmanagers die weten wat ze doen is het misschien wel een leuk idee als jij ook je steentje bijdraagt. Is het niet direct met de afstudeerder(s), vertel dan jouw tip of succes via het commentaarveld onderaan de pagina.

growing oakContract management heeft op dit moment de positie die inkoop 10 jaar geleden had. De zogeheten calimero positie. Elke contractmanager weet dat het belangrijk is om het vakgebied meer vorm te geven, maar vaak wordt dat niet door de hele organisatie gezien, dus blijft het onderbelicht. Inkoop had die rol 10 jaar geleden ook, totdat men het heft in eigen hand nam. Nu staat inkoop bijna overal op de kaart, waarbij overduidelijk is dat de afdeling wel degelijk waarde toevoegt. Contract management als vakgebied worstelt zich nu naar die positie toe en bij steeds meer organisaties worden stappen gezet. Maar als jij net begint als contract manager of als jouw organisatie net begint met contract management, dan is het best prettig als je de kennis en vaardigheden zou kunnen hebben die je normaal gesproken alleen krijgt door ervaring. Om die reden ben ik eens gaan graven. Een deel van de kennis had ik zelf of zat in mijn directe omgeving. Andere kennis heb ik verzameld van over de hele wereld. zie hier het resultaat. De komende weken publiceren we wekelijks nieuwe tips van “ouwe rotten” in het vak. Sommige tips tips zullen voor jou vooral handige opstekers zijn die je eigenlijk allang wist, andere tips zetten je ongetwijfeld aan het denken. Ik heb mijn best gedaan om het overzicht zo volledig mogelijk te maken, maar ik hoop natuurlijk dat je geïnspireerd raakt. Ik zou het leuk vinden dat je dan een reactie plaatst in het commentaarveld onder de blog.

Contract management staat momenteel volop in de belangstelling. Voor mijn  werk als contract- en leveranciersmanager praat ik regelmatig met klanten en vakgenoten (ook wel bekend als lotgenoten). We proberen dan zo veel mogelijk informatie over contract management met elkaar te delen en te kijken hoe we ons vak verder kunnen verbeteren. Tijdens zo'n praatsessie hebben we gesproken over welke tips over contract management nou nuttig kunnen zijn voor de dagelijkse praktijk van een contractmanager. We hebben gezamenlijk de volgende lijst samengesteld (niet uitputtend en in willekeurige volgorde):

Als we bezig zijn met het selecteren van de beste leverancier voor een bepaald product of een bepaalde dienst, dan maken we op dat moment in het kader van risicomanagement  een risico analyse. We maken inzichtelijk welke risico's er mogelijk kunnen optreden en welke maatregelen er nodig zijn. Een en ander uiteraard afhankelijk van de waarschijnlijkheid van optreden van het risico en de impact op het project. Maar wat doen we na de contractondertekening?