Stoppen met onderhandelen? Claim aan je broek!

01 Nov Stoppen met onderhandelen? Claim aan je broek!

Je bent aan het eind van een selectieproces en vol enthousiasme gaan we richting de slotonderhandeling. De voorbereidingen voor de slotonderhandeling zijn in volle gang, je doelen voor de slotonderhandeling heb je bepaald, de SLA normen etc. staan vast dus we kunnen beginnen.

Maar als je van plan bent om een (langdurige) onderhandeling in te gaan is het verstandig om van te voren even stil te staan bij de vraag of het nodig is om een overeenkomst af te sluiten over het onderhandelen zelf?

Beide partijen zullen normaliter de onderhandeling ingaan met het idee “hier gaan wij gezamenlijk wel uitkomen en daarna gaan we er samen een mooi project / mooie samenwerking van maken”. Uiteraard een prima startpunt om met de onderhandelingen te beginnen. Maar wat nu als blijkt dat ondanks deze goede bedoelingen partijen er toch niet uit gaan komen? Kun je dan zonder consequenties zomaar stoppen met de onderhandelingen? Volgens de jurisprudentie normaal gesproken wel maar niet altijd! Als de leverancier een “gerechtvaardigd vertrouwen in het tot stand komen van een overeenkomst” aan kan tonen dan kun je dus zomaar ineens een probleem hebben. Om over de mogelijke boete, of het verplicht alsnog aangaan van de overeenkomst, maar niet te spreken.

Het voorkomen van dit probleem is relatief makkelijk. Mocht je het idee hebben dat je wellicht in deze situatie terecht kan komen, schakel dan de jurist in. Stel een onderhandelingsovereenkomst op, waarin je afspreekt welke inspanningen beide partijen minimaal zullen leveren en hoe partijen uit elkaar gaan, mochten de onderhandelingen uiteindelijk niet tot een goed resultaat leiden. Op deze manier zijn beide partijen ingedekt tegen mogelijke claims van de andere partij.

Een simpele oplossing die veel problemen kan helpen voorkomen.

Heb jij zelf ervaringen hiermee? Ik hoor graag hoe jij dat toen hebt opgelost.

Wim

6 Comments
  • Hogeveen
    Posted at 14:16h, 02 November Reply

    …nog nooit mee gemaakt! Daarom vind ik het onzin om een onderhandelingscontract op te stellen. Het lijkt me stug wanneer je niet uit de onderhandelingen komt. Is er dan iets misggegaan tijdens de selectieprocedure? Mocht in de tussentijd de scope veranderen, lijkt het me voor partijen acceptabel dat je weer terug moet naar het selectieproces en zaken tegen de nieuwe en/of veranderde criteria opnieuw afweegt.

  • Jan Schaffers
    Posted at 14:17h, 02 November Reply

    In 30 jaar internationaal onderhandelingservaring veel bizarre situaties aan de hand gehad, maar dit is me nooit overkomen. Overigens lijkt zo’n onderhandelingsovereenkomst me ook een risico meebrengen omdat daarmee al snel een intentie wordt uitgesproken welke op zichzelf weer geconditioneerd zou moeten worden.

  • Hans van Veen
    Posted at 14:17h, 02 November Reply

    Lijkt me niet handig : als bekend is dat er nog een onderhandelingsronde komt houden potentiele leveranciers ook daarvoor hun kruit nog droog. Onderhandelen begint overigens al bij het doen van de eerste RFX. Als je aan het einde van het proces nog steeds moet onderhandelen zie ik dat meer als een reparatie van wat er eerder al had moeten gebeuren.
    Een volwassen inkooproces behoeft geen onderhandeling.

  • Wim van Eck
    Posted at 14:18h, 02 November Reply

    Het is (helaas) in de praktijk wel degelijk voorgekomen. Er is ook ruime jurisprudentie over. Waarmee ik geenszins wil aangeven dat je altijd een onderhandelingsovereenkomst moet afsluiten, maar dat je er bij grote en/of zeer belangrijke projecten wel over nadenkt of het handig is.

    @Jan, je hebt inderdaad gelijk dat er dan als je niet oppast al snel een intentie wordt uitgesproken, vandaar ook mijn advies om daar altijd een jurist bij in te schakelen.

  • GJN
    Posted at 14:19h, 02 November Reply

    Dag Wim,
    Ik ben het zeker met je eens dat dit aspect aandacht vraagt en dat je “er als inkoper op moet letten”. De grond van “zekere verwachting” is legitiem en heeft idd tot schadecompensaties geleid. Of er dan gelijk een jurist aan te pas moet komen vraag ik me af. Elke sr inkoper die zijn/haar vakgebied serieus neemt hoort dit te weten dit te weten.

  • Wim Vos
    Posted at 14:19h, 02 November Reply

    Sjonge, zo lasig heb ik het in vele inkoopjaren nog niet gehad.
    Volgens mij zit de crux in de openheid van het proces en het hebben van je BOZO/BAZO. Da’s een oeroude wijsheid.
    De eindonderhandeling zoals hier geschetst of laatste ronde mag nooit gaan over meer dan de fijne puntjes. Anders moet je nog een open optie hebben, die laat ik ook graag weten aan de tegenpartij (wel op een nette manier natuurlijk).
    Scheelt ook veel in advocatenkosten.

Post A Comment