Onderhoudsovereenkomsten: Ted Knoester aan het woord

09 Feb Onderhoudsovereenkomsten: Ted Knoester aan het woord

Afgelopen week werd ik verrast door niemand minder dan Ted Knoester met een zeer steekhoudende tekst over onderhoudscontracten. Deze tekst past perfect binnen de lijn van onderwerpen die we op dit moment presenteren vanuit CRICS in onze blogs en ik heb dus ook gevraagd of Ted als gastblogger op wilde treden. Daarop kreeg ik direct akkoord.

Voor degenen die Ted niet kennen: Ted Knoester is de alom bekende schrijver van het boek “contractmanagement in de praktijk”. Hij is gastdocent contractmanagement aan de Haagse Hogeschool en daarnaast werkzaam als tactisch inkoper bij het Albert Schweizer Ziekenhuis. Tot slot is Ted bekend spreker bij diverse PIANOo-bijeenkomsten.

Veel plezier met deze gastblog!

Thies

Risicoanalyse voor het afsluiten van onderhoudsovereenkomsten.

Een onderhoudsovereenkomst is eigenlijk niets anders dan een verzekering.
Een verzekering dat het apparaat of installatie zo min mogelijk uitval heeft. En zo veel mogelijk doet wat men ervan mag verwachten.
Voor verzekeringsmaatschappijen is het maken van risico analyses bij het afsluiten van een verzekering de normaalste zaak ter wereld.
Tot vele cijfers achter de komma wordt berekend hoe groot het risico is dat bijvoorbeeld een auto een ongeluk krijgt. Hierop worden de premies gebaseerd.

Bij het afsluiten van onderhoudscontracten wordt echter zelden een risico inventarisatie gemaakt.
Het gevolg is dat niemand weet of het juiste contract is afgesloten.
Betalen we niet veel te veel? Of lopen we juist te veel risico?

Wat is een onderhoudscontract.

Hierbij wordt onderscheidt gemaakt tussen PPO gepland periodiek onderhoud
En correctief onderhoud het verhelpen van storingen.
Het bedrijfsleven biedt een grote diversiteit aan contractmogelijkheden aan.
Van een eenvoudig preventief contract, via een All-in contract naar een Service Level Agreement.
Aan elke soort contract hangt een prijskaartje.
Ik kan me voorstellen dat veel bedrijven door de bomen het bos niet meer zien. Er is zo’n diversiteit van mogelijkheden.
Welk contract moet ik nu kiezen. Bij welk contract loop ik het minste risico en betaal ik toch niet te veel.
Hiervoor dient een risicoanalyse gemaakt te worden voor het in onderhoud te nemen apparaat.
De vraag is eigenlijk heel simpel welk risico loop ik als het apparaat het niet meer doet.
Daarbij zijn er heel veel zaken die men in overweging moet nemen.

A. Heb ik een vervangend apparaat in huis?
B. Wordt het apparaat alleen tijdens kantooruren gebruikt?
C. In hoeverre wordt mijn bedrijfsproces verstoord als het apparaat het niet doet?
D. Kunnen er levensbedreigende situaties ontstaan bij uitval van het apparaat (medische apparatuur)
E. Welke responstijd is acceptabel?
F. Welke call-to-fix tijd is acceptable?
G. Welke kosten kunnen er ontstaan als het apparaat niet werkt?
H. Wat merken mijn klanten ervan?
I. In hoeverre is mijn organisatie in staat de storing zelf op te lossen?
J. Moeten onderdelen preventief vervangen worden? Ook als ze nog niet stuk zijn.
K. Wat is de levertijd van de onderdelen?
L. Welke up-time garantie moet ik nemen?

Dit zijn maar een paar vragen die ik kan bedenken bij een risicoanalyse.
Je zult als deze vragen en de antwoorden hierop in een matrix moeten zetten om de juiste keuze te kunnen maken voor het juiste contract. Als bedrijven hier nu eens mee beginnen voordat ze een onderhoudsovereenkomst sluiten.

De kosten voor onderhoudsovereenkomsten kunnen voor organisaties in de tonnen lopen.
Er wordt vaak veel te makkelijk op het voorstel van de leverancier ingegaan zonder zelf de kosten en risico’s te overwegen.

Maak van te voren een analyse.
Welke responstijd is acceptabel. Hoelang mag het duren voordat het apparaat weer werkt.
Breng dit zorgvuldig in kaart en bepaal dan pas welke onderhoudsovereenkomst er wordt gekozen.

Ted Knoester

4 Comments
  • Bart Gillis
    Posted at 10:04h, 11 February Reply

    Beste Ted,

    Goed stuk. Onderhoudscontracten beginnen met risicoanalyse, en contract is slechts het eindstuk in het proces. We gaan daar in ons ziekenhuis zeker mee verder in de toekomst.

  • Rene Wortel
    Posted at 21:36h, 11 February Reply

    dag Ted,

    Een prima en beknopte analyse, geheel mee eens.

    Ter aanvulling wat ervaring uit de ICT branche: vaak is het bedrijfsmatig beter en efficienter om i.p.v. responsetijd en call-to-fix voor storingen een contract service afspraak te maken over BESCHIKBAARHEID (incl. eenduidige norm, meting en evt. boete bij niet halen of handhaven). Een dergelijke service afspraak vereenvoudigt de communicatie klant-leverancier aanzienlijk, omdat na de storingsmelding de regie EN verantwoordelijkheid (teller, rekening?) geheel bij de leverancier ligt. Toegegeven: niet ieder object is geschikt en niet iedere leverancier is bereid om dergelijke bindende afspraken mee te maken; dergelijke afspraken stellen ook (hogere) eisen aan de klant-organisatie, m.n. qua incident management.

    Voor dergelijke service normen en afspraken moeten m.n. bepaald zijn: de objecten van service, de eisen qua (on)beschikbaarheid voor de gebruikende organisatie (business), het beschikbare financiele budget EN de vermelde risico analyse (incl. maatregelen).

    In een optimale situatie zijn deze aspecten reeds voorzien, bepaald en besloten in de business case voor de originele aanschaf/aanbesteding (!)

  • @E_proqure
    Posted at 17:59h, 08 January Reply

    RT @CRICS_CLM: Onderhoudsovereenkomsten: Ted Knoester aan het woord – #contractmanagement http://t.co/Inrl47fx

  • Gil Heijmans (@TCOProcurement)
    Posted at 07:42h, 23 March Reply

    RT @CRICS_CLM: Onderhoudsovereenkomsten: Ted Knoester aan het woord – Afgelopen week werd ik verrast door niemand minder dan Ted… http://t.co/iyIlZP85fF

Post A Comment