Invoeren contract management systeem – 5 veel voorkomende fouten

25 Apr Invoeren contract management systeem – 5 veel voorkomende fouten

Contract management systemen zullen de komende jaren meer en meer worden geimplementeerd bij organisaties. Onze ervaring hiermee leert echter dat er een aantal veel voorkomende fouten worden gemaakt, die we keer op keer zien terugkomen. De 5 meest voorkomende zal ik hieronder bespreken.

Fout 1 – Systeem acceptatie

Een veel voorkomende fout is dat bij het selectieproces niet voldoende aandacht wordt besteed aan de belangrijkste stakeholders. Daardoor wordt het selectieproces afgerond met te weinig commitment vanuit de organisatie. En dit heeft als gevolg dat mensen niet mee willen werken aan de implementatie met als argument dat ze aan het begin niet betrokken zijn geweest. Daardoor voelen ze bij de implementatie ook niet de behoefte om hun verantwoording te nemen.

De oplossing is eenvoudig; betrek zo veel mogelijk stakeholders aan het begin van het selectieproces. De uiteindelijke keuze voor het contract management systeem wordt dan breed gedragen in de organisatie, waardoor de implementatie vele malen soepeler zal verlopen.

Fout 2 – Fouten pas uitwerken bij implementatie

Een veel voorkomende klacht vanuit de gebruikers is dat er niet goed naar ze wordt geluisterd in het selectieproces. Operationele uitdagingen / belemmeringen worden niet geadresseerd, maar worden vooruit geschoven naar de implementatiefase. En dan blijkt ineens dat een kleine operationele uitdaging enorme kosten met zich mee kan brengen om het systeem aan te laten passen.

De oplossing: werk tijdens de specificatie fase de interne processen goed uit. Denk goed na over de functionaliteit die je echt nodig hebt en laat je niet leiden door mooie praatjes van een leverancier. Denk ook goed na welke velden je echt nodig hebt en welke processen het systeem zou moeten ondersteunen.

Fout 3 – Te veel alerts aanmaken

Houd goed in de gaten dat er een juist evenwicht is tussen het aantal alerts en de beschikbare tijd van de contract- en leveranciersmanager.Wat ik daarmee wil zeggen is dat er vaak voor wordt gekozen om voor ieder wissewasje een alert vanuit het systeem te laten sturen. En het systeem vindt dat geen enkel probleem. Het aantal alerts is onbeperkt.

Let dus goed op bij de inrichting dat er niet te veel alerts worden aangemaakt. Mensen worden dan overspoeld door meldingen uit het systeem en haken dan snel af, wat het correcte gebruik van het contract management systeem niet ten goede komt.

Fout 4 – Geen eenduidige en heldere omschrijvingen

Voordat je begint met de implementatie is het cruciaal dat duidelijk staat omschreven wat de bedoeling is van het contract management systeem. Zodat iedereen weet met welk doel het systeem is aangeschaft en welke voordelen er gerealiseerd moeten worden.

Maar maak ook duidelijk wat je bedoelt met de diverse termen zoals bijvoorbeeld contract beheer en contract management. Het maakt mij niet zo veel uit welke beschrijving je gebruikt, als iedereen binnen je eigen organisatie maar hetzelfde gebruikt. Dit om een enorme spraakverwarring te voorkomen.

 Fout 5 – Big Bang implementatie

Ik weet dat mensen een enorm adaptief vermogen hebben. Toch bestaat er een reële kans dat een te grote omslag ineens er toe leidt dat mensen afhaken. Voer het contract management daarom gefaseerd in. Als mensen gewend zijn aan een Excel sheet, begin dan vooral niet met CRICS Professional. Uiteraard ben ik trots op onze Professional versie, maar voor de meeste organisaties is dat momenteel echt een stap te ver. Begin daarom met eenvoudig contract management en breidt daarna stapsgewijs uit. Echt gespecialiseerde contract management systemen bieden deze optie ook. Het geeft de gebuikers de mogelijkheid om hun mensen te laten wennen aan de nieuwe verantwoordelijken. Om deze verantwoordelijkheden daarna stapsgewijs uit te breiden tot het moment dat het contract management echt professioneel wordt uitgevoerd.

Ik hoop dat je iets hebt aan bovengenoemde valkuilen. Ik realiseer me dat er nog veel meer valkuilen zijn. In welke valkuil ben jij gevallen bij de implementatie van jouw contract management systeem? Laat het hieronder weten in het commentaarveld.