In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 2&3

31 Oct In 4 stappen naar professioneel Contract- en Leveranciersmanagement – Stap 2&3

Het registreren en informeren

Nadat de onderhandelingen met de leverancier zijn afgerond moet het formeel getekende contract, inclusief alle bijlagen, worden geregistreerd en de juiste mensen worden geïnformeerd. Voordat dit gebeurt moeten er intern heldere afspraken worden gemaakt over de volgende punten:

  • Wie moet er worden geïnformeerd?
  • Wie heeft welke autorisatie om bepaalde gegevens te mogen inzien?
  • Hoe gaan we het contract opslaan?
  • Waar wordt het contract opgeslagen?
  • Hoe zorgen we er voor dat geautoriseerde personen altijd toegang hebben tot deze gegevens?

Het lijken simpele stappen maar de praktijk blijkt weerbarstig. Vaal gebeurt het dat de inkoper het afgesloten contract op zijn eigen schijf heeft opgeslagen. Als er dan informatie over het contract nodig is elders in de organisatie moet er contact worden opgenomen met de desbetreffende inkoper. Deze heeft wellicht een dagje vrij, is op vakantie of voor langere tijd ziek. Dan wordt het vinden van de juiste informatie een hele uitdaging die onnodig veel tijd gaat kosten. En tijd is geld. Het loont dan ook zeker de moeite om deze zaken intern goed te regelen. Een eventuele benodigde businesscase is snel gemaakt, aangezien het niet veel geld hoeft te kosten en het verlies aan productieve uren aanzienlijk wordt gereduceerd.

Aangezien ik graag wil bijdragen aan de ontwikkelingen op het gebied van contract- en leveranciersmanagement ben ik benieuwd hoe dit binnen uw organisatie wordt geregeld. En welke verschillen er eventueel zijn tussen grote en minder grote organisaties.

Samen kunnen we ongetwijfeld vaststellen wat de best practises zijn op dit gebied, dus jullie reacties zijn welkom.

1Comment

Post A Comment