Het gratis contractmanagementhandboek

01 Nov Het gratis contractmanagementhandboek

Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 1, Inrichten programma

Zie jij ook steeds vaker contract- en leveranciersmanagement als onderwerp van gesprek verschijnen? Dan herken je waarschijnlijk ook dat overgaan tot implementatie vaak uitgesteld wordt, maar waarom?

We hebben de juiste theoretische kennis over contract- en leveranciersmanagement,  maar eigenlijk weet onze organisatie nog niet goed (genoeg) hoe we de eerste stappen kunnen gaan zetten.

Voor een succesvolle implementatie bestaan eigenlijk 5 eenvoudige stappen, die we de komende tijd zullen behandelen. Vandaag beginnen we met stap 1, het inrichten van het programma.

De eerste stap is om helder op papier te zetten wat je binnen je eigen organisatie verstaat onder contract- en leveranciersmanagement. Als dit niet helder is omschreven loop je het risico dat mensen hun eigen interpretatie gaan geven en dat leidt tot verwarring.

Zodra de definitie helder is, ga je verder met het omschrijven van wat je nu eigenlijk wilt bereiken , niet alleen voor de korte termijn maar ook voor de lange termijn. Dat klinkt eenvoudig en dat is het ook, maar als je het niet doet kun je nooit controleren of je op schema ligt en of je bereikt hebt wat je voor ogen had.

Als je dan alles netjes op papier hebt gezet volgt de moeilijkste fase van stap 1; het krijgen van commitment binnen je organisatie. Om dit commitment te krijgen moet de organisatie zich eerst bewust worden van het belang van contract- en leveranciersmanagement. Hier ligt dus een belangrijke taak voor de projectleider, als deze niet op een juiste manier duidelijk kan maken wat het belang is van goed contractmanagement, zal de implementatie zeer waarschijnlijk niet lukken.

Een belangrijke tip om intern commitment te krijgen; zorg voor een goede businesscase! Dit wordt helaas maar al te vaak vergeten. Uiteraard kunnen we mooie dingen schrijven over kwaliteit, maar in de huidige economie is het van cruciaal belang dat er naast kwalitatief ook kwantitatief voordeel is te behalen. En als het management er van overtuigd is dat het kwalitatieve en kwantitatieve voordelen heeft, dan krijg je vrij snel toestemming om met het implementeren te beginnen.

Een goed voorbeeld van kwalitatieve en kwantitatieve voordelen tezamen is: laat zien hoeveel er bespaard gaat worden op factuurafhandeling. Het is een onderdeel waar goed leveranciersmanagement veel invloed op uitoefent, maar wat lang niet altijd mee wordt genomen bij het presenteren van de voordelen. De voordelen die je kunt behalen op het gebied van factuurafhandeling zijn significant. Dit heeft uiteraard vooral ook te maken met de wet van de grote aantallen. Het voordeel is dat de gemiddelde financieel directeur zeer gevoelig is voor argumenten op dit gebied en als je de financieel directeur achter je hebt als contractmanager, wordt de uitrol een stuk gemakkelijker.

Wat zijn jullie ervaringen met de start van de implementatie?  Waar liep jij tegenaan? Wat maakte jou succesvol? Je kunt ook vragen om suggesties van collega’s. Plaats hieronder een comment en deel deze stap en de stappen die gaan komen in je netwerk op linkedin en twitter. Op die manier bouwen we met zijn alleen een gratis handboek contractmanagement.

Wim

5 Comments
  • Rob van Heeswijk
    Posted at 14:22h, 02 November Reply

    Beste Wim,
    Wat een prachtig initiatief, maar hou jij dan de regie, want er zijn altijd niet-serieuze reacties en loze kreten, waar we niets mee kunnen.
    Ik ben zelf met tweede fase bezig en ook met introductie van leveranciersmanagement in de organisatie.
    Credo is : KISS = Keep it short en simple, want je interne klanten weten niet wat dit allemaal is!
    Wordt vervolgd….

  • Emiel Vaes
    Posted at 14:26h, 02 November Reply

    Beste Wim: ik sluit me bij Rob aan. Prima initiatief. vanuit mijn ervaringen op inkoop en contract management gebied weet ik dat het niet eenvoudig is vanuit je positie als contractmanager alle stakeholders in de dienstenketen ‘aligned’ te krijgen en daadwerkelijk een owner te vinden die openstaat voor, of in staat is om een business case op te stellen. Terwijl de voordelen toch zo voor de hand liggen. Ik heb een passie ontwikkeld voor effectieve samenwerking in de dienstenketen. Volgens ‘Rijnlands model’. Ik heb daarbij een methode en ondersteunende tooling gevonden die helpt inzichtelijk te maken waar geld verloren wordt bij een niet effectieve beheersing van de contractuele afspraken. Ik denk een waardevolle manier om inzicht te krijgen in de as-is, te helpen bij de business Case en verbeterpotentieel te identificeren.
    Wie deelt mijn passie en wil meer weten?

  • Remco Franke
    Posted at 14:26h, 02 November Reply

    Beste Wim,Ik ben bij m’n vorige werkgever bij de start van 2 van dit soort trajecten tegen hetzelfde fenomeen op gelopen. De controller. Feitelijk toon je aan dat hij zijn werk wél onder controle heeft (de getallen kloppen) maar dat hij nooit de vraag heeft gesteld: zijn die uitgaven wel nodig? Na aantoning van een simpele case (besparing per maand * 12 maanden = xxxx ton euro ) per product, is de vriendschap voorbij , en de aanlevering van correcte relevante getallen een stuk moeizamer. Vanaf dat moment begint de speurtocht naar mandaat.Je opdrachtgever, veelal een afdelelingsdirecteur die enerzijds de controller hard nodig heeft, en anderzijds niet begrijpt waarom er zoveel geld wegvloeit naar extere leveranciers / contracten terwijl de omzet daalt, is jouw enige handvat om successen te bereiken. Communiceren met de directeur en de controller, waarbij jouw rol en mandaat duidelijk wordt, is essentieel voor de start van zo’n traject. Mijn 1e traject was het leermoment voor het 2e.

  • Antoinette Vriend (@omnifocusbps)
    Posted at 07:58h, 27 March Reply

    RT @CRICS_CLM: Het gratis contractmanagementhandboek – Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 1,… http://t.co/nHQbfE1rUC

  • Gil Heijmans (@TCOProcurement)
    Posted at 08:18h, 27 March Reply

    RT @CRICS_CLM: Het gratis contractmanagementhandboek – Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 1,… http://t.co/nHQbfE1rUC

Post A Comment