Bouwen aan een gratis contractmanagement handboek – 5

15 Dec Bouwen aan een gratis contractmanagement handboek – 5

Implementatie contract- en leveranciersmanagement in 5 stappen. Stap 5, De toekomst steeds mooier maken

Vandaag bespreek ik de vijfde en laatste stap van het implementeren van contract- en leveranciersmanagement, namelijk het continu mooier maken van de toekomst. Oftewel; continu blijven verbeteren, want stilstand is achteruitgang.

Je hebt je huidige toekomst gerealiseerd, dus is het nu zaak om die toekomst continu te blijven monitoren, aanpassen en optimaliseren. Maar hoe gaan je dat aanpakken?

Een aantal eenvoudige richtlijnen zijn al genoeg om dit proces intern in gang te zetten. De basis van het proces zijn de mensen binnen de organisatie die actief bezig zijn met contract- en leveranciersmanagement. Zorg dat deze mensen de tijd en de mogelijkheden hebben om er serieus mee aan de slag te gaan. En dat betekent dat je de RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) tabel hebt opgesteld en dat deze door alle betrokkenen is geaccordeerd.

Periodiek kun je nu de resultaten gaan rapporteren en bespreken met de interne stakeholders. Dit leidt automatisch tot nieuwe en verbeterde inzichten. Leg deze ideeën gestructureerd vast en bespreek deze periodiek met de andere contractmanagers. Deze contractmanagers hebben uiteraard ook weer verbeterpunten meegenomen uit het overleg met hun stakeholders. Op basis van de conclusies die tijdens dit overleg worden getrokken, kunnen gezamenlijk weer verbeterstappen worden genomen. En als deze verbeterstappen zijn uitgedacht, geïmplementeerd en uitvoerig getest, dan ga je weer verder met de nieuwe verbeterpunten die inmiddels  weer naar boven zijn gekomen. Dat betekent dat je nu een proces hebt gecreëerd waarin continu wordt verbeterd, waar alle stakeholders (in)direct invloed op hebben en dat breed wordt gedragen binnen de organisatie. Succes gegarandeerd!

Wat zijn jouw ervaringen met het steeds mooier maken van de toekomst? Waar liep jij tegenaan? Wat maakte jou succesvol? Je kunt ook vragen om suggesties van collega’s. Plaats hieronder een comment en deel deze stap in je netwerk op Linkedin, Twitter en facebook. Op die manier bouwen we met zijn allen verder aan een gratis handboek contractmanagement.

Zoals je merkt wederom dezelfde vragen als bij de eerdere blogs in deze serie. Reden is dat we hopen dat iedereen verder gaat met zoveel mogelijk informatie delen, die wij daarna voor jullie zullen verzamelen en bundelen. We hebben al een aantal mooie voorbeelden toegestuurd gekregen van hoe het moet, maar ook van hoe het niet moet. Van beide soorten voorbeelden kunnen we allemaal leren. Reageer aub ook op de website, zodat de informatie voor iedereen beschikbaar is.

Laten we van het “Handboek voor de contractmanager” gezamenlijk een succes maken!

Dit is de laatste blog van de serie “Bouwen aan een gratis contractmanagement handboek”. Uiteraard hoop ik weer op veel reacties. Alle reacties zal ik weer verwerken, waarna begin januari het Handboek voor de contractmanager beschikbaar zal worden gesteld aan iedereen die heeft meegewerkt. Dus als je nog geen reactie/bijdrage hebt geleverd, doe het dan nu en ontvang ook een gratis exemplaar.

Wim

 

P.s. Omdat CRICS® sinds maandag 5 december voor iedereen een leuk cadeau in de aanbieding heeft, wil ik je daar nogmaals op attenderen. Dit omdat per 5 december de nieuwe release van CRICS® een feit is. Nog meer gebruikersgemak, nog uitgebreidere rapportage mogelijkheden enz. Om dat te vieren hebben we voor elke nieuwe klant in de maand december 2011 een unieke aanbieding. En die aanbieding is nog steeds geldig!

7 Comments
  • Jorrit
    Posted at 16:55h, 15 December Reply

    Hee Wim,

    Met grote interesse heb ik jouw laatste blog gelezen. Ik volg de HBO- opleiding Facility Management. In februari begint mijn derdejaarsstage. Tijdens deze stage ga ik een contractmanagementsysteem invullen en implementeren. Dit is vanuit de inkoopafdeling. De organisatie is een zorginstelling.

    Met alle plezier ontvang ik dan jouw gratis handboek voor de contractmanager. En misschien heb jij zelf ook nog tips en trucs waar ik aan moet denken die een bijdrage kunnen leveren aan het eindresultaat die een succesvolle implementatie en werking zullen gaan garanderen.

    Met vriendelijke groet,

    Jorrit Jansma

    • Wim van Eck
      Posted at 16:03h, 16 December Reply

      Hallo Jorrit,

      Dank voor de leuke reactie. Mijn doel is altijd om kennis te delen met anderen, dus uiteraard zal ik je een exemplaar sturen. Veel succes met je stage en als je vragen hebt dan mag je me altijd benaderen.

      gr.

      Wim

  • Remco Franke
    Posted at 08:56h, 16 December Reply

    Hoi Wim,

    Mooi stukje weer. Bij RACI zou ik ook de S van support benoemen RASCI dus. Reden: de ondersteunende medewerker heeft vaak wel een rol, of kan die nemen. Als de RASCI al middel gebruikt wordt om achteraf te kunnen kijken wie waar wat had kunnen/moeten doen, is vaar de invoer ook een belangrijke stap geweest.Door het benoemen maak je de betrokkenheid van deze mensen in een proces veel sterker.
    Ook het periodiek overleg zal je moeten benoemen, en is m.i. afhankelijk van de schaalgrootte van het contract. Niet alleen de waarde in geld is hierbij een factor, maar ook de toegevoegde waarde aan het eindproduct / dienst van het bedrijf. Stel je voor dat het eindproduct van het bedrijf wijzigt of stopt. dan wil je toch snel met de (dan kosten post) toeleverancier om tafel.

    succes weer

    Remco Franke
    Contract/Unitmanager (op zoek naar een uitdaging regio Rotterdam)

    • Wim van Eck
      Posted at 21:12h, 16 December Reply

      Hoi Remco,

      Het is altijd een leuke discussie of je nou wel of niet de S moet toevoegen aan de RACI. Eerlijk gezegd maakt het me niet veel uit, als voor iedereen maar duidelijk is wat er van hem of haar wordt verwacht.

      Gr.

      Wim

  • Emiel Vaes
    Posted at 11:47h, 16 December Reply

    Hi Wim,
    Al eerder schreef ik dat er effectieve methoden en tooling zijn om de mate waarin men de beloftes in de (vooral ICT dienstverlenende) overeenkomsten waarmaakt, te meten. Prestaties en verwachtingen kunnen transparant door de dienstenketen heen, inzichtelijk gemaakt worden (zoals het bij een beoogd partnership(!) hoort). Een basis voor effectieve bijsturing en groei. Service assurance, value creation, of gewoon contract of risico management… Een gegarandeerd succes naar een betere relatie en hogere klanttevredenheid. In mijn ogen ook een taak van de contract manager om hierop toe te zien!
    Maar nu jou continu verbeteren punt: Als je dit over meerdere, soortgelijke overeenkomsten doet kan er onderling tussen de contract managers geleerd worden. Bij welke overeenkomst gaat het op welk aspect goed en waar minder? Door regelmatig onderzoek over de gemaakte afspraken met betrekking tot de geleverde diensten en de sturing hierop, kan een voortdurende en structurele kennisuitwisseling en dus verbetercyclus ontstaan. In mijn ervaring heeft een organisatie doorgaans geen kennis probleem maar een kennis distributie probleem!

    Groet Emiel

    • Wim van Eck
      Posted at 21:17h, 16 December Reply

      Hoi Emiel,

      Het met meerdere contractmanagers samen evalueren is inderdaad cruciaal om optimaal te kunnen blijven verbeteren. Dus wat mij betreft verplicht bij iedere organisatie!

      Gr.

      Wim

  • Nadia Elhabziz
    Posted at 11:32h, 08 May Reply

    Hallo Wim,

    Ik ben zelf aan het onderzoeken welk systeem past in mijn organisatie voor het beheer van farmaceutische /dienstverlenende contracten. Ik werk voor de Ziekenhuisfarmacie binnen het ziekenhuis en wil een systeem laten bouwen (door een afstuderende IT’er) die gebruiksvriendelijk is en de nodige functionaliteiten beschikt. Het gaat met name om contracten die afgesloten worden voor bepaalde medicatieafname of contracten voor de diensten t.b.v. andere zorginstellingen.

    Om dit goed te kunnen waarborgen, moet een goed contractbeheersysteem komen, die er nu ontbreekt. Naast de functionaliteit van het beheren van contracten, signaleren van deadline’s, wie beheerder is, manager en de verdeelde verantwoordelijkheid goed is beschreven, wil ik jou graag om advies vragen. Welk onderdeel is crusiaal wanneer dit ontbreekt binnen een contractmanagementsysteem? Ik zou graag rapportages willen maken om na te gaan wat de status is op dit moment en voor wanneer, door wie actie moet worden ondernomen. Mis ik dan nog iets?

    Met vriendelijke groet,

    Nadia Elhabziz

Post A Comment