Contract management: Het geheim van succes…

11 Apr Contract management: Het geheim van succes…

De afgelopen jaren heb ik het voorrecht gehad bij vele organisaties in de keuken te kijken naar de inrichting van het contract management.

Wat ik zag liep uiteen van niet meer dan een mailboxadministratie tot serieuze stappen naar contract management of zelfs uiteindelijk op de NEVI CRICS contractmanagementdag de presentaties van Shell en UWV. Daar blijkt dan dat echt contractmanagement gewoon bestaat.

Ondanks het feit dat alle organisaties waar ik in de keuken keek verschillend waren en in verschillende fasen van volwassenheid zaten, was er een ding dat zij allemaal hetzelfde deden.

Ze zijn begonnen! En in vervolg daarop zijn ze gewoonten gaan ontwikkelen – met vallen en opstaan – die ervoor zorgen dat ze vooruitgang boeken. Met kleine stapjes.

Deze gewoonten vormen het ondersteunende gedrag dat, als je het maar vaak genoeg herhaalt, een gewoonte wordt waar maar heel weinig moeite voor nodig is en wat resulteert in vrijwel automatisch succes.

Het grappige is dat we eigenlijk allemaal op de een of andere manier weten dat dit waar is.
Uit ervaring of door ons gezond verstand.

Hoe komt het dan dat we niet meer van dit soort “succesgewoonten” ontwikkelen?

Omdat het lijkt alsof het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte “voor altijd” heel, heel moeilijk is. Omdat iets “voor altijd” doen zo lijkt op… nou ja, voor altijd :).

Als je wilt stoppen met roken, dan is het heel moeilijk om te zeggen dat je NOOIT meer een sigaret zult roken.

Desondanks wil ik met je delen wat mijn houvast is.

Zo zijn we bij CRICS begonnen.

Niet met contract management

dat was al een gewoonte – maar het werkt op dezelfde manier en voor je het weet is het een gewoonte geworden.

Eigenlijk is het heel simpel:

Je doet iets gewoon voor 1 maand.

Dat is alles.

Na een maand kijk je terug – plan dit evaluatiemoment ook voor jezelf van tevoren – en je beslist of:

1. Je nog een maand door wilt gaan.
2. Je ermee stopt omdat het niet prettig werkt.
3. Je de gewoonte vasthoudt, omdat het aantoonbaar werkt of omdat je jezelf er goed bij voelt.

In het begin is het best raar om te doen, zoals met alle eerste keren. Maar als je kijkt naar de resultaten….

CRICS is bijvoorbeeld drastisch aan het groeien. Tegen de crisis in. En het is heus niet alleen maar makkelijk.

Maar bevredigend is het wel.

In navolging op de blog van vorige week: contractmanagement – waar begin ik, komt hier mijn uitdaging aan jou.

Maak een lijstje van acties voor de komende maand om bezig te gaan met contract management.

Of misschien in jouw geval wel contract beheer.

Dat zijn dus 20 dagen, 20 acties.

Maak het jezelf makkelijk. Spreek met jezelf af dat je het écht doet en laat me weten of het werkte.

Een voorbeeld zou kunnen zijn:

Dag 1
Leg je evaluatiemoment vast voor volgende maand. Hiermee geef je eigenlijk aan jezelf aan dat je écht bent begonnen vandaag.

Dag 2
Neem een half uur de tijd – alleen of met een collega – om te besluiten welke criteria je gaat gebruiken om jouw belangrijkste leveranciers of contracten te bepalen.

Dag 3
Vraag een leveranciersrapport op of genereer het rapport zelf, gebaseerd op deze criteria.

Dag 4
Kies de 3 belangrijkste leveranciers. Maak het jezelf gemakkelijk en kies daarbij de leveranciers waar je nu al de beste klik mee hebt. Ook als dat betekent dat je de leverancier met prio 4, 5 of 6 kiest.

Dag 5
Maak een afspraak met leverancier 1.

Dag 6
Maak een afspraak met leverancier 2.

Dag 7
Maak een afspraak met leverancier 3.

Dag 8
Werk in een half uur tijd uit wat je wilt bespreken tijdens de eerste meeting, wanneer de vervolgmeetings moeten plaatsvinden en wat daarin besproken moet worden. Oftewel stel je doel.

Dag 9
Richt een plek in waar je de nieuwe informatie goed kunt gaan vastleggen, zodat je ook goed kunt gaan meten.

Dag 10
Bespreek voorgaande acties met een collega en laat diegene eens vertellen of hij nog aanvullingen heeft.

Dag 11
Nu is het ongeveer tijd voor de eerste afspraak. Maak veel aantekeningen.

Dag 12
Maak een verslag van het gesprek en kijk wat je met de volgende leverancier anders wilt doen.

Dag 13
Nu kan je ongeveer wel de 2^e leverancier gaan ontmoeten.

Dag 14
Het gesprek heb je weer een dag laten bezinken. Maak opnieuw een verslag en kijk wat je bij de 3^e anders wilt doen.

Dag 15
Ga het gesprek aan met de 3^e leverancier.

Dag 16
Maak het verslag en evalueer opnieuw.

Dag 17
Vul bij alle 3 de verslagen nog eventueel zaken aan. En verstuur de verslagen naar de leverancier en intern.

Dag 18
Zet intern acties uit naar aanleiding van de gesprekken, voor jezelf en voor collega’s en plan gelijk de controlemomenten in voor de acties.

Dag 19
Maak een afspraak met een collega om over je ervaringen te praten.

Dag 20
Evalueer je ervaringen met je collega en aansluitend met jezelf en besluit of je door gaat, wat je aanpast en als je door gaat waar je winsten zitten.

Het mooie is dat dit gemiddeld ongeveer 15 minuten per dag kost en ik beloof je één ding.
Na een maand is er heel veel veranderd. Kan niet missen.

Dat maakt het makkelijker om dit experiment te verlengen met nog eens een maand, en nog eens… totdat het “voor altijd” wordt.

Als jij ervoor wilt gaan, deel dan je actieplan en/of successen in het commentaarveld hieronder.

Doordat je het hier opschrijft wordt het ook weer makkelijker om je eraan te houden.
Én je inspireert anderen om hun eigen commitment voor hun eigen succes te maken.

SAMEN kunnen we het doen.

Dus, laat ons weten wat jij gaat doen de komende maand.
Schrijf het hieronder in het commentaarveld.

Succes!