Proces contractmanagement

Contract management staat momenteel volop in de belangstelling. Voor mijn  werk als contract- en leveranciersmanager praat ik regelmatig met klanten en vakgenoten (ook wel bekend als lotgenoten). We proberen dan zo veel mogelijk informatie over contract management met elkaar te delen en te kijken hoe we ons vak verder kunnen verbeteren. Tijdens zo'n praatsessie hebben we gesproken over welke tips over contract management nou nuttig kunnen zijn voor de dagelijkse praktijk van een contractmanager. We hebben gezamenlijk de volgende lijst samengesteld (niet uitputtend en in willekeurige volgorde):

De afgelopen weken hebben we in onze blogs wat meer aandacht besteed aan het onderwerp risicomanagement. Controle staat natuurlijk centraal bij dit onderwerp. Ter afsluiting van dit onderwerp wil ik vandaag wat meer aandacht geven aan audits. Een goede audit is namelijk ook weer een cruciaal onderdeel van contractmanagement. Het belang van de audit zit met name in twee belangrijke punten:

money in toiletGrappig genoeg zie je bij het voorstel om te beginnen met contract management vaak wat terugtrekkende bewegingen bij organisaties. En waarom? Mensen zijn bang voor het succes. Neem nou dat voorbeeld van die koffie, in mijn eerdere blog over contracten managen op grote lijnen. Het is natuurlijk ontzettend zuur om erachter te komen dat je al jaren geld over de balk aan het smijten bent, omdat je koffie inkoopt bij 30 verschillende leveranciers. Naar alle waarschijnlijkheid was dit een bewuste keus van het lokale management, hoewel men er niet op uit was om de organisatie te benadelen. Het is gewoon simpelweg niet bij ze  opgekomen dat dit behoorlijk wat geld zou kunnen kosten voor de organisatie in zijn totaliteit.

Werk op je halsWanneer je als organisatie begint met contract management (ook als je al heel voortvarend bezig bent trouwens), wil het wel eens voorkomen dat je de neiging krijgt teveel te verzanden in details. In de meeste gevallen gaat dit vanuit de beste bedoelingen. Het probleem is echter dat je het er jezelf vaak best lastig mee maakt, omdat je een heleboel werk op je nek haalt, terwijl het resultaat van die werkzaamheden marginaal is. Een voorbeeld:

Binnen contractmanagement wordt regelmatig gediscussieerd waarom prestatie meten zo belangrijk is. De meningen lopen nog wel eens uiteen, echter iedereen is er wel van overtuigd dat het zou moeten gebeuren.

Het lijkt mij het beste om dit te onderbouwen met een concreet voorbeeld. Laat ik benadrukken dat dit een van de vele redenen is, maar het zal absoluut tot de verbeelding spreken.

Boos

Een praktijkvoorbeeld

Een klein voorbeeld uit mijn eigen praktijk, is het volgende: in een productiebedrijf waar veel printwerk wordt gerealiseerd, waren veel klachten over de kwaliteit van het papier. De printers liepen namelijk ongeveer ieder kwartier vast, waarna het een uur kostte om weer op te starten. Dit was al een paar weken aan de gang. Het papier kreeg de schuld en het bedrijf stond op het punt om een nieuwe leverancier te selecteren. We zijn echter eerst gaan evalueren en gaan meten. Dus wordt het papier geleverd volgens de specificaties? Na zorgvuldig meten wordt de conclusie getrokken dat het papier 100% perfect is!

controle inhuur juiste procesSommige organisaties hebben inhuur geregeld vanuit inkoop. Daar heb ik kort geleden ook met een aantal van mijn klanten over gesproken. De vraag die aan mij gesteld werd: “kun jij zorgen dat ik mijn inhuur kan managen vanuit het contractmanagementsysteem”. “Natuurlijk” was mijn antwoord. Budget tegen realisatie afzetten en de externe daarbij betrekken is geen probleem. Deze vraag maakte echter wel een interessante discussie los. Niet iedereen is het met elkaar eens. Hoort inkoop nu wel of niet zo’n prominente rol te spelen bij de inhuur? Daarom heb ik besloten een blog te schrijven over mijn mening

Naar aanleiding van mijn vraag wat jij graag zou willen lezen rondom contractmanagement, heb ik een hele stapel antwoorden gekregen uit verschillende (invals)hoeken. De vraag waar ik vandaag over wil schrijven is: Hoe kun je contractmanagement binnen een organisatie inrichten, uitgaande van de volgende randverschijnselen?
  • decentrale inkoop
  • organisatie vindt contractmanagement belangrijk
  • veel contracten
  • geen dedicated contractmanagers.
Volgens mij heb je hier bij uitstek de gelegenheid om contractmanagement succesvol van de grond te tillen. Het enige dat nog moet gebeuren is beginnen :-).