9 voordelen van een contract management systeem 2

30 Aug 9 voordelen van een contract management systeem 2

Vorige week zijn we begonnen met een overzicht van voordelen van een contract management systeem.

De belangrijkste voordelen die we vorige week hebben besproken zijn:

1. Standaardisatie van processen
2. Hogere werklast mogelijk per FTE
3. Inzicht in verplichtingen
4. Bepaling inkooprisico

We hebben 9 voordelen beloofd, dus hier zijn de laatste 5!

Compliance

Contract management systemen maken het mogelijk om contracten binnen de organisatie te volgen en de juiste mensen te rappeleren. Aan de andere kant kan iedereen (geautoriseerd) bij de lopende en voor hem relevante contracten. Dit gaat maverick buying tegen en prijsafspraken kunnen door iedereen eenvoudig worden nagekeken. In onderzoeken van de Aberdeen groep, wordt zelfs aangetoond dat contract compliancy toeneemt met 55% door gebruik te maken van een contract management systeem.

Basis voor spend analyse

Doordat alles centraal ligt opgeslagen:

• Contractvoorwaarden
• Onderhandelde prijzen en tarieven

is het een stuk makkelijker om actuele en gecontracteerde spend met elkaar te vergelijken. Je kunt excessen dus makkelijker localiseren en direct op ingrijpen.

Bovendien wordt factuurcontrole sterk vereenvoudigd. Je krijgt immers een factuur die klopt met het contract of niet. Verder hoef je niet te zoeken. Het systeem weet altijd wat de juiste prijs is.

Aangezien je eenvoudig filters op categorie kunt aanbrengen, heb je dus een goede basis om je geprognotiseerde spend per categorie inzichtelijk te maken en af te zetten tegen de actuele stand van zaken.

Centrale opslag

Zonder een contract management systeem, liggen de contracten meestal verspreid over de organisatie. Laatje hier, archiefkast daar. Dit maakt het soms onmogelijk een contractdocument te bemachtigen op het moment dat je het nodig hebt. Dit belemmert uiteraard je contract management.

Met een contract management systeem heb je altijd je contracten bij de hand. Er worden altijd drievoudige backups gemaakt, waardoor je verzekerd bent van beschikbaarheid van je documenten op ieder gewenst moment.

Kortingen en Bonussen

Contract management systemen verzekeren je van het feit dat alle onderhandelde kortingen en bonussen te controleren zijn.  Zonder een contract management systeem, is er vaak geen eenduidige plek om afspraken vast te leggen.

Hierdoor worden kortingen of bonussen vergeten of is het haast onmogelijk om informatie die nodig is om de korting te realiseren te vinden.

Als iemand iets wil inkopen en vervolgens niet snel en makkelijk in staat is om te kijken of daar al een leverancier en een contract voor is – of zich er simpelweg niet van bewust is – bestelt men logischerwijs bij de leverancier waar hij het beste gevoel bij heeft of denkt de beste prijs te kunnen krijgen.

Met een (toegankelijk en begrijpelijk) contract management systeem, kan iemand snel en makkelijk opzoeken of er leveranciers zijn voor zijn behoefte en wat de afspraken en prijzen zijn.

Minder evergreen contracten

Een contract management systeem stuurt automatische meldingen op stilzwijgende verlengingen. Zonder die melding loop je een groot risico dat de verlenging onopgemerkt blijft. De praktijk is dan ook vaak dat organisaties die geen contract management systeem hebben nog jaren vast zitten aan bijvoorbeeld onderhoudscontracten voor apparatuur die ze niet eens meer in huis hebben.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een contract management systeem. Je ziet dat we zijn uitgegaan van een hele volwassen manier van contract management en gebruik van systemen. Het is ook niet voor iedereen weggelegd, maar elke organisatie die serieus met contract management bezig is zal de voordelen erkennen en inzetten.

Ik zou graag willen weten wat jouw ervaring is met een contract management systeem. Welke voordelen heb jij ervaren? Plaats je reactie in het commentaarveld hieronder en laat anderen ook profiteren van jouw kennis hieromtrent.