100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 4

05 Jul 100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager 4

Dit is alweer het vierde deel van de 5 voor de serie 100 tps waarmee je het verschil maakt als contract manager.

Zoals je weet zijn we aan het denken gegaan en hebben we tips van onszelf en tips van anderen verzameld. Wat we al voorbij hebben zien komen zijn bijvoorbeeld tips over:

• netwerken
• samenwerken
• timemanagement

De tips van vandaag borduren daar weer op voort. En natuurlijk kom je ook weer nieuwe dingen tegen. Sommige mensen die onze blogs lezen zijn op dit moment aan het afstuderen op contract management. We hopen natuurlijk dat onze tips bijdragen aan hun inzicht over contract management.

Recentelijk heeft iemand in onze Linkedin groep een vraag gesteld om te praten met organisaties die ver zijn met contract management. Wij hebben een klant die voldoet aan dit profiel en zullen die benaderen. Aangezien kennisdeling niet ophoudt bij ons en wij allemaal gebaat zijn bij nieuwe contractmanagers die weten wat ze doen is het misschien wel een leuk idee als jij ook je steentje bijdraagt. Is het niet direct met de afstudeerder(s), vertel dan jouw tip of succes via het commentaarveld onderaan de pagina.

Kies de juiste strategie

Een goede en opbouwende contract management strategie houdt rekening met alle productgroepen / categorieën binnen zijn organisatie. Een goede strateeg zal niet te veel tijd verspillen aan partijen waar geen alternatief voor is, omdat daar in de regel toch niet veel te bereiken is. Het veilig stellen van de levering is voldoende.

Met een goede strategie zet je altijd de meeste mensen in op de belangrijkste categorieën voor de business, want als jouw organisatie ervoor open staat om zich te committeren aan een categorie, kan daarmee een flink bedrag worden bespaard.
De categorie grondstoffen is vaak het beste in de handen van een centrale inkooporganisatie. Een verkenning van de mogelijkheden binnen de categorie is aan te raden.

Op basis van het inkoopbeleid kan iets een voor de hand liggende keuze zijn, maar te grote afhankelijkheid van een leverancier kan leiden tot ongewenste resultaten. De tacticus zal plichtsgetrouw de richtlijnen van zijn centrale inkooporganisatie volgen, zelfs als de resultaten niet zo spectaculair zijn. De strateeg zal zijn relatie (via de centrale inkooporganisatie) inzetten om zijn resultaten te maximaliseren.

Kijk over inkoop heen

Voor contract management moet je een brede kijk op de inkoopfunctie durven te hebben. De financiële en operationele impact van contract management in een organisatie is belangrijk en raakt elke afdeling en het hele Management Team.

Contract management gaat niet om het inkopen van goederen; het is het management van de gehele supply chain van inkoop tot betaling en alle relationele en operationele zaken die ertussen zitten.

Houdt je rug recht

Contract management is een mensgerichte rol – je hebt vele relaties te managen en moet allerlei verschillende functies kunnen snappen. Van administratief medewerker tot Raden van Bestuur bij de leverancier. Je komt in aanraking met allerlei verschillende mensen, maar vooral sterke persoonlijkheden met een sterke voorkeur voor bepaalde producten of diensten. Jouw rol is het leveren van kosteneffectieve en toch kwalitatief goede producten of diensten. Er wordt van jou verwacht dat je goede relaties opbouwt en toch je rug recht houdt en keuzes maakt die (financieel) het beste zijn voor jouw organisatie.

Je kunt niet iedereen tevreden stellen en als je dat wel probeert, kom je er meestal op uit dat niemand tevreden is. Relatiemanagement is een kunst. Je moet er veel aandacht en tijd aan besteden om deze vaardigheid te ontwikkelen.

Voer verbeteringen door

Daar waar marges dalen – voor velen een wereldwijd probleem op dit moment – gaat de directie op zoek naar cost drivers. De supply chain afdeling wordt dan steeds meer de plek waar de kosten bespaard moeten worden. Aan de andere kant is het ook de op een na grootste financiële drijfveer achter de arbeidskosten.

De meeste organisaties hebben zo veel mogelijk gesneden in de personeelskosten. Dit geeft de supply chain steeds grotere zichtbaarheid en invloed. Veel zaken die in het verleden aanvaardbaar waren, worden niet langer getolereerd. Hou dus niet teveel vast aan het verleden en wees voorbereid om te worden geconfronteerd met controle.

Je moet initiatief tonen in het vinden van manieren om verbeteringen aan te brengen en kosten te verlagen. Jij beïnvloedt direct de bottom line.

Raak vertrouwd met je producten

Omdat uw positie business-gericht is, moet u vertrouwd raken met waar de goederen en diensten voor worden gebruikt. Door te begrijpen hoe een product wordt gebruikt, kunt u suggesties geven en nieuwe alternatieven vinden wanneer de omstandigheden daar om vragen.

Zorg dat je voldoet aan de eisen

Omgaan met de overheid is een aspect van de rol die vervelend kan zijn, en het landschap wordt steeds complexer. Je moet alle wettelijke vereisten snel doorgronden en aanleren. U bent verantwoordelijk voor het voldoen aan al die eisen van de overheid.

Behandel je leverancier eerlijk en met respect

U bent de interface tussen de leverancier en uw organisatie. Accountmanagers van leveranciers hebben financiële doelen en hebben uitgebreide trainingen gehad in hoe deze doelen te bereiken. U moet vertrouwd zijn met de financiële doelstellingen van uw organisatie en de bereidheid hebben om te onderhandelen wat het beste is voor uw organisatie. Het is ook belangrijk om leveranciers met respect en eerlijk te behandelen. Veel leveranciers hebben nauwe banden met Directie en Management en de persoon die een leverancier oneerlijk behandeld kan wel eens plotseling op zoek zijn naar een nieuwe baan.[pwal id=”10532421″ description=”Deel deze blog in je netwerk en je krijgt direct de volgende 14 tips te zien. Laten we gezamenlijk bouwen aan waardevolle documentatie!”]

Maak gebruik van jouw onderscheidende kennis

Supply chain management wordt steeds meer gedreven door technologie. Als jong professional die net aan het werk gaat, heb je waarschijnlijk kennis van technologie die zeer nuttig kan zijn voor jouw organisatie om optimaal gebruik te maken van de gegevens en mogelijkheden van de huidige technologie. Maak moedig gebruik van je kennis om een positieve verandering in jouw organisatie te realiseren.

Maak een plan voor elke productcategorie

Maak eerst een strategisch sourcing plan. Onderzoek waar het geld aan wordt uitgegeven. Evalueer hoe moeilijk het is om wijzigingen aan te brengen, en maak een tijdschema en plan voor elke belangrijke productcategorie.

Identificeer de waarde van productevaluaties

Werk samen met de andere afdelingen om de waarde van product evaluaties te identificeren. Communiceer duidelijk waarom u deze categorieën bekijkt.

Kun je de kosten delen?

Bekijk of het financiële voordeel van een verandering van product, kan worden gedeeld met de afdeling die de verandering moet doorvoeren.

Wees onpartijdig intern

Betrek alle interne stakeholders in het product evaluatie proces. Behandel ze als onderdeel van het team. Vraag om samenwerking en vertrouwelijkheid. Wees onpartijdig.

Help mensen voordelen in te zien

Leg de voordelen van de evaluatie van een product categorie uit aan het evaluatie team. Voer de analyse zelf uit. Vertrouw niet op de analyse van de leverancier of presentaties.

Doe je huiswerk

Onderzoek hoe en waarom een bepaald product wordt gebruikt in uw bedrijf. Ken de ‘politieke’ omgeving. Heeft de huidige leverancier een belangrijke relatie met uw management?

Ontmasker de verkoper met eigen mensen

Gebruik je team in het contract onderhandelingsproces. Er is niemand beter in staat om de verkoop tactieken te ontmaskeren dan de werkelijke gebruiker(s) van het product. Bepaal van te voren wie zullen deelnemen, hoe ze zullen deelnemen, en zorg dat zij uw uitgangspunten ondersteunen.

Zorg dat je antwoorden klaar hebt

Houd rekening met het gebruiken van details door de gevestigde leverancier. Zorg dat je antwoorden klaar hebt om te communiceren naar alle gebruikers van een product.

Zorg voor leverancierscontrole

Zorg dat de leveranciers zich bewust zijn van uw leverancier controlebeleid. Laat ze niet zomaar intern lobbyen.

Maak schriftelijke beoordelingsrichtlijnen

Maak een schriftelijke set van richtlijnen voor de beoordeling van het product. Stem de richtlijnen af voordat de evaluatie start.

Documenteer

Documenteer alles schriftelijk.

Gebruik je verschillende aanbiedingen als contractuitgangspunt

Als de onderhandelingen starten, leg dan alle aanbiedingen van beide partijen schriftelijk vast. Gebruik dit document als basis voor het schrijven van de overeenkomst, en gebruik het document als controle om zeker te stellen dat alles dat is overeengekomen ook daadwerkelijk in het finale contract document is opgenomen.

Gebruik wat er al is als contract manager

Je kunt je eigen contract gebruiken of die van de centrale inkoopafdeling.
Je kunt wellicht nog een paar centen besparen als je een eigen contract maakt, maar zal die besparing niet opgaan aan de extra kosten die worden gemaakt voor de onderhandeling door het opstellen van je eigen overeenkomst?

Volgende week komt de laatste blog in de serie van 100 tips. Heb je aanvullingen? Ik hoor ze graag in het commentaarveld onderaan de pagina.

[/pwal]