100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager

14 Jun 100 tips waarmee je het verschil maakt als contract manager

growing oakContract management heeft op dit moment de positie die inkoop 10 jaar geleden had. De zogeheten calimero positie. Elke contractmanager weet dat het belangrijk is om het vakgebied meer vorm te geven, maar vaak wordt dat niet door de hele organisatie gezien, dus blijft het onderbelicht. Inkoop had die rol 10 jaar geleden ook, totdat men het heft in eigen hand nam. Nu staat inkoop bijna overal op de kaart, waarbij overduidelijk is dat de afdeling wel degelijk waarde toevoegt. Contract management als vakgebied worstelt zich nu naar die positie toe en bij steeds meer organisaties worden stappen gezet. Maar als jij net begint als contract manager of als jouw organisatie net begint met contract management, dan is het best prettig als je de kennis en vaardigheden zou kunnen hebben die je normaal gesproken alleen krijgt door ervaring. Om die reden ben ik eens gaan graven. Een deel van de kennis had ik zelf of zat in mijn directe omgeving. Andere kennis heb ik verzameld van over de hele wereld. zie hier het resultaat. De komende weken publiceren we wekelijks nieuwe tips van “ouwe rotten” in het vak. Sommige tips tips zullen voor jou vooral handige opstekers zijn die je eigenlijk allang wist, andere tips zetten je ongetwijfeld aan het denken. Ik heb mijn best gedaan om het overzicht zo volledig mogelijk te maken, maar ik hoop natuurlijk dat je geïnspireerd raakt. Ik zou het leuk vinden dat je dan een reactie plaatst in het commentaarveld onder de blog.

Contract manager ≠ eindgebruiker

Luister naar en betrek de eindgebruiker van tevoren, tijdens en na het contract onderhandelingsproces.
Je moet (h)erkennen dat je niet in de business zit en dus hun uitdagingen, behoeften en doelen niet kent die nodig zijn om succesvol te zijn in jouw rol van contract manager. Veel mensen denken dat de zogeheten contract compliance een of andere, top down geforceerde, benadering is. Echte contract compliance is echter alleen haalbaar als de eindgebruiker gelooft dat jouw inspanningen om goede producten en diensten te contracteren daadwerkelijk aansluiten bij hun behoeften.

Omring jezelf met succesvolle mensen

Omring jezelf met de beste mensen en sluit aan bij die mensen die echt bijdragen aan het succes van de organisatie. Zoals ik het zie zijn het de mensen die service-gericht zijn, teamspelers die het heerlijk vinden om samen maximaal resultaat neer te zetten voor de organisatie, gedreven vanuit de organisatiedoelstellingen. Het is sowieso makkelijker om verbeteringen en veranderingen door te voeren als je mensen achter je hebt die innovatief zijn. Mensen die altijd streven naar het allerbeste en hun grenzen daarin keer op keer verleggen om daarmee het gemiddelde omhoog te trekken. De meeste managers nemen mensen aan die technisch goed zijn. Natuurlijk is technische competentie belangrijk voor de gezondheid van het bedrijf, maar het is het begin van het pad. Omring jezelf met technisch goede mensen die andere mensen behandelen zoals je zelf behandeld zou willen worden.

Partners bestaan niet

Realiseer je dat leveranciers en hun doelstellingen niet altijd in lijn zijn met jouw doelstellingen. Leveranciers smijten met het woord partner. Echter, echte partners bestaan niet in een klant/leverancierrelatie. In een dergelijke relatie zijn doelen en belangen nooit volledig op elkaar afgestemd. Als inkoper wil je bij voorkeur de kosten zo laag mogelijk houden. Natuurlijk gun je de leverancier ook een gezonde omzet, maar je probeert de kosten te drukken. De leveranciers, aan de andere kant, willen juist meer omzet halen. Dat blijft dus altijd een spanningsveld, waardoor je het woord partner zelden of nooit echt zult kunnen toepassen. Uiteraard is een goede en positieve relatie met je leverancier van cruciaal belang voor succes. Dat maakt het extra belangrijk om te begrijpen waar de doelstellingen afwijken, dat te accepteren en daarna de beste manier te vinden / uit te onderhandelen om deze negatieve invloeden zo soepel mogelijk af te wikkelen. De enige succesvolle contracten en relaties op de lange termijn hebben voordelen in zich voor beide kanten, zowel inkoper als verkoper.

Standaardiseer!

Maak een standaard stappenplan (proces) wat je volgt, elke keer dat je contracteert.
Dat proces kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

  1. Het betrekken van de eindgebruiker in alle fasen van het project, zoals ook hierboven besproken.
  2. Zorg voor gepaste zorgvuldigheid vanuit juridisch oogpunt. Een eindeloze lijst aan fouten met betrekking tot bijvoorbeeld verkeerde verwijzingen, dubbelingen en ga zo maar door, zijn nog altijd aan de orde van de dag. Zorg voor een makkelijke en werkbare manier om dit te voorkomen. Vaak ben je niet alleen bezig met het beschermen van jezelf en je klanten, maar heb je ook nog te maken met overheids regelgeving die gewoon moet kloppen.
  3. Zorg voor gepaste zorgvuldigheid vanuit financieel oogpunt. Financiële processen omvatten de validering van de financiële prognoses, de contractuele financiële voorwaarden, zoals betalingsvoorwaarden, vracht-, inventaris, etc. Houdt vooral ook rekening met onvoorziene omstandigheden en invloeden van buitenaf.

Team up

teamworkJe ziet vaak dat de inkoper en de contract manager alles zelf willen doen. Naast dat je jezelf een hele berg (onnodig) werk op je hals haalt, zul je moeten erkennen dat een succesvol project, zowel in operationele als in financiële zin en bezien vanuit de interne klant, niet draait om of jij alle expertise hebt. Sterker nog, het is vaak beter om een team van topmensen om je heen te verzamelen. Jij belt toch ook geen handige loodgieter voor het bouwen van een dakkapel? Zorg voor een standaard proces, waarin de juiste expertise op het juiste moment wordt ingeschakeld.

Vertrouwen is goed, controle is beter!

Ken de waarde van je informatie. Als je met name werkt met informatie die je van anderen hebt gekregen en deze niet hebt gecontroleerd, dan ga je beslissingen nemen op basis van informatie die waarschijnlijk vooral goed is voor degene die de informatie heeft verstrekt. Zorg dus dat je informatie up to date en betrouwbaar is. Investeer in systemen die gegevens voor je bijhouden. Hier heb je altijd baat bij. Denk bijvoorbeeld aan de schat aan informatie uit het verleden die als basis en benchmark kan dienen voor beslissingen in de toekomst. Goede systemen zijn zodanig uitgerust dat je deze informatie snel beschikbaar hebt. Dit geeft jou in de regel een voorsprong in je onderhandelingen. De meesten hebben namelijk geen of nauwelijks historische informatie beschikbaar en zeker niet leverancier overstijgend.

Stap IN het proces

Ga ervaring opdoen. En nee, niet met inkopen of contracten managen. In de operatie! Bij voorkeur in de eerste maand dat je op de job zit. Ga een hele dag meelopen bij alle verschillende afdelingen waar jij vanuit jouw proces mee te maken hebt. Tot en met het magazijn aan toe. Hiermee krijg je ongekend veel respect van je collega´s, je bouwt een onwrikbaar intern netwerk op, je krijgt inzicht in de dagelijkse problematiek en misschien kan je zelfs nog wel handige oplossingen aandragen die gelijk voordelen met zich meebrengen en gelijk geïmplementeerd kunnen worden.

En? Ben je al geïnspireerd geraakt? Volgende week deel ik een heleboel extra tips. Heb jij in de tussentijd al wat toe te voegen? Deel het dan hieronder in het commentaarveld. En hou deze kennis niet voor jezelf. Ik vind het in ieder geval nuttig om het zo eens voor me te zien. Laat het andere mensen weten via de buttons hieronder voor Linkedin, Twitter, Facebook en Google+.

Succes en maak het verschil!

Thies

6 Comments
  • Arnold van de Bunt
    Posted at 10:12h, 19 June Reply

    Een goede aanzet/teaser.
    Een kanttekening bij partnership: er zijn voorbelden van baanbrekende ontwikkelingen die alleen dmv strategische samenwerkng kunne geschieden en dan oo met contactmanagement. Ik ken voorbeelden uit eigen ervaring in de spoorbeveiliging en defensie (marine: ontwikkeling Sewaco systemen). Daar is het risico voor de leverancier te groot, nog geen sprake van standaardisatie en grote afhankelijkheid van de eisen, die ook nog niet precies bekend zijn. Hoewel dit zeker geen gemeengoed is, En de contractmanager moet dan toezien op verantwoorde zakelijke profitability.

    Als toevoeging heb ik ook nog een paar tips:
    *stel je zakelijk coöperatief op: beide partijen hebben baat bij een goed resultaat
    * wees zelf goed op de hoogte van de materie; daardoor kun je contractuele performance indicators (service levels) zelf goed interpreteren en de partijen scherp houden. En je wint respect. Je bent inderdaad geen eindgebruiker (maar kent diens belangen wel goed!) en je werkt breed samen met je (deels virtuele) team, want je treedt in feite op als toezichthouder en makelaar
    * wees creatief in het zoeken naar oplossingen. Stel de grens duidelijk, maar zorg dat je beschikt over alternatieve waarden (valuta) om uit te wisselen in geval van dreigende conflicten.

    Tot zover, succes met je initiatief!

    • Thies Kuijlman
      Posted at 12:38h, 19 June Reply

      Hoi Arnold,

      Bedankt voor je reactie. Bedankt ook voor je kanttekening ohgv partnership. Belangrijkste om in dit punt te benadrukken is om niet te vergeten dat de belangen van leverancier en afnemen altijd verschillen. Om die reden zal in een dergelijke situatie vaker van een partnership worden “gesproken” dan dat er daadwerkelijk een partnership “is”.

      Verder waardevolle toevoegingen, waarvoor dank. Er volgen komende donderdag ook echt nog leuke tips.

  • Rene Wortel
    Posted at 11:56h, 19 June Reply

    interessant initiatief.
    Een heel compacte TIP: breng en houd je vakkennis op peil en actueel. Met andere woorden: lees je vakbladen (..), lees vakliteratuur (boeken, artikelen e.d.), volg relevante websites (..), houd contact met collegae (vragen, tips, groups o.i.d.), volg seminars (..) en blijf nieuwsgierig.
    Zo zie je de ontwikkelingen van het vakgebied en voorkom je het idee, dat alles nog nieuw, anders en miskend (?) is.
    Het nieuwe vakgebied “contract management” is ook te vinden onder titels als “inkoop”, “aanbesteden”, “informatica-recht”, “management”, “ICT management”, “opdrachtgeverschap”, “leveranciers management” e.a.

    Succes met het initiatief (ben nieuwsgierig naar het overzicht van alle 100!)

    • Thies Kuijlman
      Posted at 12:41h, 19 June Reply

      Hoi René,

      Bedankt voor je reactie ook.
      Supergoede aanvulling ook. Dit is vooral een risico als je al een hele berg ervaring bij je hebt. Enerzijds ben je dan natuurlijk degene die de vakliteratuur maakt, maar die kun je alleen vernieuwend blijven brengen door zelf ook voldoende op de hoogte te blijven.

      Ik zal aan het einde de tips bundelen, inclusief de reacties en aan je sturen.

  • Peter van Aaken
    Posted at 07:17h, 20 June Reply

    Thies,
    Wat een verademing om jouw (korte) stukje te lezen!
    Ik werk zo’n 20 jaar in het inkoop – contracting veld en er is op het gebied van contract management inderdaad nog behoorlijk wat te winnen. Goed te lezen dat er meer mensen concluderen dat contracting het imago/niveau heeft van inkoop zo’n 10 jaar geleden.

    Ik ben ook benieuwd naar jouw volgende “tips” en de commentaren uit de contract management gemeenschap. Ik blijf je volgen.

    Met vriendelijke groet,
    Peter van Aaken

    • Thies Kuijlman
      Posted at 08:59h, 20 June Reply

      Hoi Peter,

      Wat een leuke reactie! Dank daarvoor. We zijn op de goede weg denk ik. Ook NEVI besteedt steeds meer aandacht aan contractmanagement.

      De volgende tips komen morgenochtend online. Als je wilt kun je via de homepage ook het gratis ebook met richtlijnen voor contractmanagement downloaden.

      Wellicht tot in september bij de NEVI Kring in Rotterdam?

      Hartelijke groet,

      Thies

Post A Comment